كيف تخفض زمن إعداد التقارير في الاستشارات المالية

اسأل شركة استشارات مالية أين تذهب طاقتها، ونادرًا ما يكون الجواب الاستشارة. الجواب هو التقرير الفصلي: بيانات تُسحب يدويًا من أربعة أنظمة، وتُدخَل في جدول، وتُصدَّر كملف PDF، وتُراجَع، وتُصحَّح، وتُرسَل.

لماذا تقاوم هذه المهمة الأتمتة

لسببين، وكلاهما وجيه. اللوائح تعني ألّا تُتخطّى أي خطوة بهدوء، والتعليق في التقرير يتطلّب فعلًا حكم المستشار. فتستنتج الشركات أن المهمة كلها يجب أن تبقى يدوية.

لكن هذا الاستنتاج واسع أكثر من اللازم. جمع البيانات والتنسيق والإنتاج أعمال ميكانيكية. أما التعليق والاعتماد فليسا كذلك.

تحديد ما لا يجب أتمتته

هذا يستحق أن يُقال صراحةً، لأنه الجزء الذي يتخطّاه معظم المزوّدين. في إحدى المشاركات حلّلنا ثماني عمليات أرادت شركة أتمتتها، وأوصينا بألّا تُؤتمت ثلاث منها. العائد لم يكن يغطّي كلفة البناء والصيانة.

التوصية بعدم الأتمتة ليست إيرادًا ضائعًا. بل هي ما يمنع الفريق من حمل أنظمة تكلّف أكثر مما توفّر.

كيف يبدو خط التقارير

• بيانات المحافظ وبيانات السوق ونظام العملاء تُدمج في خط تقارير واحد.
• يمرّ القالب على المراجعة الرقابية مرة واحدة، قبل أتمتة أي شيء.
• يعمل الإنتاج على جدول، ولا يكتب المستشار سوى التعليق.
• الاعتماد النهائي يبقى دائمًا لدى إنسان، ويسجّل سجل التدقيق من اعتمد وماذا.

لدى مدير ثروات مستقل في زيورخ، انخفض إعداد التقرير من تسعين دقيقة إلى إحدى عشرة، وارتفع عدد المحافظ التي يمكن لمستشار متابعتها فعليًا ٣.٢ مرة.

أنفع ما فعلوه أنهم قالوا لنا إن ثلاثًا منها لا تستحق.

أندرياس ف.، شريك مؤسس، زيورخ

الامتثال مدخل تصميم لا عائق

الأتمتة في بيئة خاضعة للتنظيم تنجح حين تُعامَل القيود كجزء من المواصفات منذ البداية. أما تركيب الامتثال على نظام منتهٍ فهو ما يخلق المشكلات التي تخشاها الشركات عن حق.